Руководство компании, решив выявлять, собирать и отслеживать данные о затратах на качество, обычно обращается в бухгалтерию с просьбой: "Найдите мне все затраты на качество" или "Скажите мне, сколько денег мы тратим на предупреждение дефектов, на контроль качества и на сами дефекты". В ответ бухгалтерия обычно заявляет: "Момент! Мы не так собираем данные о затратах". Тогда специалисту по качеству поручается вместе с представителем бухгалтерии в существующих счетах выявлять затраты, имеющие прямое или косвенное отношение к качеству. Иногда такая операция оказывается достаточно простой и доступной.
Например, весь бюджет отдела контроля качества компании отнесен к категории затрат на контроль качества. Или выявлены отклонения величин производственных расходов от номинальных значений. Допущенные перерасходы средств вызваны проблемами качества. В большинстве случаев затраты на качество присутствуют в существующих счетах в скрытом виде, и их следует выделить. Они кроются в так называемых "нормативных производственных затратах" (standard cost), то есть в среднестатистических ожидаемых затратах на производство определенного вида продукции или услуг, планируемых на данный год. Нормативные затраты включают стоимость прямых затрат трудовых и материальных ресурсов и накладные расходы (приложение А). Например, нормативные затраты могут считать 90% выхода годной продукции исторически сложившимся фактом и означающим, что 10% нормативных затрат составляет стоимость отходов. Уровень невосстановимого брака планируется равным 10%. Стоимость отходов учитывается в бухгалтерской отчетности при условии превышения объема брака запланированного 10%-ного уровня по статье "Перерасход средств". В этом случае специалист по качеству и бухгалтер должны ввести в бухгалтерский учет новую категорию затрат, учитывающих реальные потери от списания в отходы или переделок дефектов.
С другой стороны, нормативные затраты можно отнести к процессу, в котором трудовые и материальные ресурсы расходуются на выполнение операций, не создающих добавленной ценности, например, на ожидание не поступивших вовремя на сборку деталей или задержку информации для заполнения счета в розничной торговле. В таких случаях специалист по качеству и бухгалтер обязаны разделить суммарные затраты на сборку на те, что обеспечивают основные операции (например пайку), и на операции, не создающие добавочной ценности (например, транспортировка собранных плат на склад). В этих примерах прямые нормативные затраты подразделяют на материальные и трудовые затраты, которые должны присутствовать в идеальном процессе, и дополнительные затраты или потери, обусловленные его несовершенством. Еще раз отметим, что речь идет только о прямых затратах. Способ выделения затрат на качество при этом концептуально понятен, хотя и не всегда прост в реализации. Более высокий уровень детализации, принятый в методе ABC, упрощает решение этой задачи, но с ней можно справиться и обычными методами бухгалтерского учета, надо только четко понять, какие затраты надо относить к непроизводительным. Ситуация меняется, когда дело доходит до накладных расходов. Традиционные методы бухгалтерского учета при распределении накладных расходов зачастую заставляют совершать действия, противоречащие здравому смыслу.