Рекомендуется предварительно осуществить пилотный вариант программы, который должен:
- подтвердить способность программы принести реальный экономический эффект;
- "перепродать" постоянную потребность менеджмента в этой программе;
- ограничить начальный масштаб внедрения - и по людям, и по областям;
- обеспечить окончательную отработку системы до ее полномасштабного внедрения.
Поскольку безусловный успех пилотной программы очень важен, ей нужен постоянный лидер, человек, знающий менеджмент качества и компанию и готовый учиться учету (совместное лидерство со специалистом по учету было бы идеально, но не обязательно). Основное, что требуется для внедрения программы, - это лидер/адвокат и система сбора данных о затратах на качество. Разумеется, это потребует определенных вложений, но они относительно невелики для программы со столь значительными последствиями. Важно, чтобы вопрос о финансировании программы был решен во время ее презентации.
Выбор объекта пилотной программы, как уже говорилось, определяется возможностью получения быстрых и заметных результатов уже в ходе ее реализации. Этот выбор зависит от конкретных особенностей компании. Можно порекомендовать в качестве объекта отдельный малый участок или производственную линию, типичный завод, офис многопрофильной компании или ее отделение. Не надо следовать каким-либо жестким правилам, но можно воспользоваться следующими рекомендациями. Для обеспечения высокой вероятности успеха объект пилотной программы должен:
- быть как можно более типичным для деятельности компании;
- иметь характерные для компании категории затрат на качество, хотя некоторые из них могут оцениваться приближенно;
- содержать очевидные возможности для улучшений;
- иметь менеджеров, готовых к сотрудничеству.
Перед началом детального планирования пилотной программы надо выбрать ведущего сотрудника бухгалтерии, который будет работать с лидером (если со-лидер из бухгалтерии не был назначен ранее). Он будет помогать "соединять" (устранять) расхождения текущей бухгалтерской информации и нужд пилотной программы затрат на качество. Впоследствии он разработает процедуру учета затрат для всей компании. Рекомендуется выбирать на эту роль прогрессивно мыслящего сотрудника, которого интересуют проблемы качества. Он должен не просто представлять себе, как надо вести бухгалтерские книги, но, что намного важнее, действительно уметь вести бухгалтерию.
Следовательно, лидер и специалист по учету вместе с представителями менеджмента пилотного проекта могут создать команду для определения целей. Именно от знаний и опыта членов этой команды зависит успех. Они должны проявить энергию, терпение и настойчивость в достижении поставленных целей.
Пилотная программа включает такие шаги:
- измерение затрат на качество и подходящих базовых показателей;
- распределение затрат по всем категориям показателей затрат, связанных с качеством;
- представление ключевых графиков для анализа тренда;
- выявление возможностей и целей совершенствования работы компании;
- лидерство и поддержка при выявлении, анализе и решении проблем;
- точное выполнение требуемых корректирующих действий;
- составление сводных отчетов о прогрессе.
Ход реализации программы должен отражаться в соответствующей документации, которая послужит источником накопленного опыта и знаний при последующем внедрении полномасштабной программы управления затратами на качество. Если пилотная программа будет завершена до конца финансового года, то следует предусмотреть подготовительный этап, который позволит начать внедрение полномасштабной программы со следующего финансового года.