Существуют достаточно явные и относительно легко выявляемые затраты, связанные с качеством покупных изделий и материалов, по которым покупатель может сравнивать разных поставщиков. Но, как и в любой системе управления затратами, связанными с качеством, здесь могут присутствовать скрытые затраты, которые подразделяют на следующие три вида:
- затраты, возникающие непосредственно у поставщика на его предприятии;
- затраты покупателя на решение проблем качества на предприятии-поставщике;
- затраты покупателя в результате проблем с качеством, возможных или реально существующих у поставщика, и обычно не отнесенные на его счет.
Затраты, связанные с качеством и возникающие на предприятии-поставщике, обычно для покупателя остаются скрытыми. Но скрытыми являются величины этих затрат, а возможные их категории особой тайны не представляют. Эти затраты подразделяются по тому же принципу, что и затраты покупателя. Например, поставщик предпринимает некоторые действия, направленные на предупреждение дефектов. Если поставщик сам производит поставляемую продукцию, то должен нести расходы, связанные с обеспечением ее качества в процессе изготовления. Даже если поставщиком продукции является совсем небольшое предприятие, на котором нет персонала, занимающегося вопросами обеспечения качества, с этими задачами могут свободно справляться мастера производственных участков. Безусловно, любое, в том числе самое мелкое предприятие-поставщик несет определенные расходы на контроль качества (кто-то обязан проверять изготовленную продукцию перед ее поставкой покупателям). Даже если на предприятии работает всего один человек, то ему приходится заниматься этим самому. Точно так же любое предприятие независимо от размеров несет определенные потери от дефектов производимой продукции. Если поставщик изготовил дефектное изделие, то он обязан либо переделать его, либо списать в отходы, что сопряжено с внутренними потерями. Поставленное дефектное изделие будет забраковано покупателем и возвращено поставщику. В результате возникнут внешние потери от дефекта. Если поставщик оказал услугу, качеством которой не удовлетворен потребитель, то ему придется либо переделать выполненную работу, либо заменить изделие новым, например, заменить или оплатить за свой счет одежду, испорченную при чистке. Все расходы, понесенные при этом поставщиком услуг, относятся к категории внешних потерь от дефектов.
Скрытые затраты второго типа, когда решением проблем качества у поставщика занимается покупатель, обычно специально не выделяют в общих затратах покупателя, а относят на счет поставщика. В отчетности покупателя, как правило, не предусмотрена специальная графа, в которую заносят расходы на проведенные у поставщика работы или транспортные расходы, но этот поставщик попадает в категорию тех, взаимодействие с которыми создает определенные проблемы. Таким образом, реальные затраты покупателя остаются скрытыми. Типичным примером таких затрат могут быть расходы на командирование покупателем своих инженеров для разрешения возникшей у поставщика кризисной ситуации с качеством продукции.
Скрытые затраты последнего типа, обязанные своим происхождением поставщикам, возникают непосредственно на предприятии-покупателе. К источникам подобных затрат можно отнести:
- установление технических требований и разработку устройств для входного контроля закупаемых изделий, которые могут быть предоставлены поставщику для проверки поставляемых изделий перед их отгрузкой покупателю;
- разработку технических условий на изготовление покупных изделий или услуг, которыми должен руководствоваться поставщик;
- включение покупателем в собственный производственный цикл проверку и контроль продукции поставщика;
- проверку предоставленных поставщиком результатов контроля и испытаний на пригодность поставляемой продукции;
- калибровку и техническое обслуживание оборудования, необходимого для контроля качества закупаемых изделий и материалов;
- потери, которые несет покупатель из-за простоев в связи с отсутствием годных изделий и материалов;
- проведение в процессе эксплуатации собственной продукции работ по анализу и решению проблем, возникших по вине поставщиков изделий и материалов.
Этот перечень затрат компании по вине поставщиков изделий, материалов и услуг нельзя считать исчерпывающим. Возможны и другие виды затрат, которые в определенных ситуациях оказываются весьма значительными.
Величины затрат, связанных с качеством покупных изделий и материалов, если за ними налажен соответствующий контроль, могут оказаться отличными индикаторами проблем с качеством, существующих у поставщиков. Мониторинг затрат, связанных с качеством покупных изделий и материалов, и управление ими проводятся по системе, анализирующей основную продукцию компании. Эти затраты также следует подразделять на три категории: расходы, связанные с предупреждением дефектов; затраты на оценку и контроль качества; потери от дефектов.
В состав расходов на предупреждение дефектов может входить стоимость исследований качества продукции, которые проводят компании-покупатели на предприятиях-поставщиках. Затраты на оценку и контроль качества закупаемых изделий и материалов включают стоимость входного контроля и проверок на месте изготовления. В потери от дефектов изделий и материалов могут входить: стоимость замены дефектных изделий; стоимость исправления или утилизации основной продукции, забракованной из-за дефектов покупных изделий и материалов; расходы на посещения предприятий-поставщиков представителями компании-покупателя для исправления существующих недостатков в области качества.