Этика делового общения

Необходимым элементом деловых отношений являются визитные карточки. Обмен ими является обязательным атри­бутом первой встречи с деловым партнером. В этикете бизне­са они играют огромную роль, особенно в Японии, Китае, Корее, Гонконге, и в большинстве случаев заменяют любой документ, в том числе удостоверение личности. Так как ме­неджер часто представляет свою фирму во внешней среде, ему следует понимать роль и значение визитных карточек.

С помощью визитной карточки вы передаете (или получа­ете) необходимую первичную информацию новому партнеру: почтовый адрес фирмы, телефоны, факсы, e-mail.

Визитная карточка позволяет быстро найти координаты нужного человека, его служебный телефон, имя и отчество, если вы его нетвердо запомнили.

Первые визитные карточки появились во Франции в XVII в., хотя нечто похожее существовало в древнем Китае. К концу XIX в. функциональное назначение визитной кар­точки резко меняется. В моду входит деловой стиль, и ви­зитки выполняют строго информативные функции. В наше время визитная карточка вручается человеку, с которым хо­тят познакомиться поближе или собираются продолжить де­ловые отношения.

Визитка может быть также средством заочного контакта, использоваться в переписке как рекомендация, для знаком­ства, для кратких информаций, приглашений и т. п.

Кроме деловых контактов (переговоры, переписка) нор­мы деловой коммуникации предусматривают и некоторые другие формы официального и неофициального общения, где также может использоваться визитка. К ним относятся по­здравления с праздником, соболезнования, ответы на поздрав­ления и т. п. По международному этикету на визитках в этом случае в левом верхнем или нижнем углу делаются пометки, установившиеся в международном протоколе сокращения, условно обозначающие повод, по которому посылается кар­точка. Эти сокращения являются первыми буквами соответ­ствующих французских слов: например, p.f. — поздравле­ние; p.f.N.a. — поздравление с Новым годом; р.г. — благодар­ность; p.p. — заочное представление.

На визитных карточках могут быть и другие надписи, обычно в 3-м лице. Например, "Поздравляет с праздником", "Благодарит за поздравления", "С наилучшими пожелания­ми посылает подарок" и т. п.

Каковы рекомендации по поводу внешнего вида визиток?

Визитная карточка — одна из составляющих имиджа фир­мы и личного имиджа ее владельца. Она является выраже­нием как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного корпоративного стиля.

Размер и шрифт визитной карточки строго не регламен­тируются, они зависят от местной практики и вкуса владель­ца. Однако наиболее распространены размеры 50 х 90 мм.

Классический вариант — визитная карточка на бумаге, картоне белого цвета с матовой поверхностью, строгим чер­ным шрифтом. Другие цвета могут использоваться только в изображении рекламного знака фирмы в левом верхнем углу карточки или в написании названия компании, если это ее фирменный цвет: например, ОАО "Газпром" пишется голу­бым цветом.

Разнообразие цветовых оформлений визитных карточек в России зачастую говорит об отсутствии культуры у владель­ца: попадаются то "партийные" (тиснение золотом на крас­ном фоне), то "траурные" (золото на черном фоне), то "над­гробные доски" (золото на мраморе). Появились визитные карточки с фотографиями, что считается не лучшим стилем.

Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности ни в выборе материала, ни в цвете. Вычурно оформленная визитная карточка настораживает, а небрежно оформлен­ная может вызвать предубеждение. Опечатки на визитной карточке недопустимы.

Так, например, в ОАО "Газпром" на переговоры по пре­доставлению многомиллионного кредита пришел представи­тель Инвестиционной компании, на визитной карточке кото­рого была опечатка "Ивестиционная компания". Это вызва­ло недоумение и недоверие к фирме.

Встречаются ламинированные визитные карточки, что также неправильно, так как не дают возможности делать записи на полученной карточке о ее хозяине, сфере дея­тельности и т. п. Для делового человека делать для себя ви­зитные карточки большего, чем принято, размера является также плохим тоном. Чтобы хранить такую карточку в кар­тотеке, ее нужно обрезать или загибать.

В обычной деловой практике на визитных карточках, как правило, указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также его место работы, адрес офиса, должность, служеб­ный телефон, факс, e-mail. При написании должности нуж­но указать область полномочий. Например, не просто "на­чальник отдела", а "начальник инвестиционного отдела".

Плохо, если крупным шрифтом на вашей визитке будет набрано название организации или фирмы, где вы работае­те, а не ваши имя, отчество и фамилия. Визитная карточка должна представлять лично вас, а не фирму, в которой вы работаете.

Текст визитки печатается на родном языке (для нашей стра­ны — на русском). В российском бизнесе сложилась такая прак­тика: с одной стороны визитки текст печатается на русском языке, а с обратной стороны — на английском. Если строго следовать протокольным требованиям, то это не совсем вер­но: текст визитной карточки должен быть только на одной стороне, чтобы на чистой стороне можно было делать записи. Поэтому визитные карточки лучше иметь двух вариантов: на родном языке и на английском, как наиболее распространен­ном языке межнационального общения. Но в случае, если вы постоянно сотрудничаете с представителями какой-либо стра­ны, будет проявлением уважения к партнерам, если у вас будут визитные карточки на их родном языке.

Если визитка напечатана на иностранном языке, фами­лия и имя пишутся полностью, а отчество обозначается од­ной заглавной буквой. В иностранных языках понятие "отче­ство" отсутствует, и его могут воспринять как второе имя.

Номер домашнего телефона на стандартной визитке не проставляется. Это информация конфиденциального харак­тера. При необходимости его можно написать от руки. Это знак уважения и доверия к человеку, которому вручается визитная карточка.

Лицам отдельных профессий, у которых нет присутствен­ного офиса, можно указывать на визитной карточке свой домашний телефон. Это, как правило, адвокаты, страховые агенты, представители творческих профессий. Так, если на визитной карточке нет адреса фирмы, скорее всего, это ви­зитная карточка частнопрактикующего врача, юриста и т. п.

Следует отметить, что служебные визитные карточки женщин не отличаются от визитных карточек мужчин. Одна­ко, если визитная карточка женщины содержит только ее имя, фамилию и телефон (иногда в карточке может быть и фотография), следует отнестись к ее владелице с особой ос­торожностью, так как это представительница первой древ­нейшей профессии.

Заказывать визитные карточки рекомендуется по 200 штук. Если закажите меньше — быстро разойдутся, больше — могут измениться ваше положение на фирме или координа­ты, и визитки станут непригодными. При изменении адреса или должности следует вручить деловому партнеру новую визитную карточку или по почте (можно с курьером) отпра­вить старую и новую визитные карточки. Новый номер теле­фона в крайнем случае можно написать и от руки. А вот впи­сывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки.

При знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг или чье должностное положение ниже. Если соци­альный статус собеседников равный, первым предлагает ви­зитную карточку младший по возрасту.

Карточку полагается передавать партнеру так, чтобы он мог сразу прочитать ее вслух. Свою фамилию, имя и отче­ство, особенно если они труднопроизносимые, следует на­звать вслух. Неправильное ударение в фамилии или имени может привести к курьезам или неприятностям. Приведу при­мер: однажды, выписывая приглашение на избирательный участок, я ужаснулась фамилии человека: Кретин. Но сде­лав ударение на первом слоге, я поняла, что человек имеет нормальную фамилию.

Вручают визитную карточку правой рукой, при контак­тах с церемонными азиатами — обеими руками. При этом вручающий и принимающий обмениваются легкими поклона­ми. Приняв визитную карточку, нужно прочитать ее содер­жание, поблагодарить и убрать в кейс, папку или положить перед собой на стол.

Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточ­ки, делать на них пометки, вертеть в руках на глазах у хозя­ина. Это воспринимается как неуважение.

Деловому человеку рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек. Он будет нелепо выглядеть, когда в ответ на визитную карточку начнет ра­зыскивать листок бумаги для того, чтобы записать свой теле­фон или просто продиктует его устно. Отсутствие визитной карточки может стать помехой в установлении и поддержа­нии деловых отношений.

Существуют также визитные карточки фирмы, пред­приятия, организации. В них указывается полное офици­альное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, направление деятельности, могут быть адреса и телефоны филиалов за рубежом. Такие карточки применяются для представитель­ских целей, в том числе на презентациях, выставках, яр­марках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

Визитные карточки, полученные от деловых партнеров, стоит сохранить, для чего следует предусмотреть для них соответствующее место хранения. Удобны для хранения кар­точек специальные визитницы или визиткарды.

Все полученные карточки для удобства пользования це­лесообразно систематизировать с учетом сферы деятельнос­ти их владельцев, по организациям или по алфавиту.

Визитные карточки, собранные на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить ценное досье, стать основой картотеки действую­щих или потенциальных партнеров, клиентов, различных "полезных" людей и организаций.

При проведении больших мероприятий типа симпозиумов, конференций и т. п. их организаторы заказывают большие визитные карточки — бейджи, которые, в отличие от визи­ток, никому не отдаются. Они представляют собой прямоу­гольный значок, который носится на левой стороне костюма. Бейдж содержит необходимые данные о личности и профес­сии его владельца: фамилию, имя, отчество, должность, название фирмы и прочие регалии. Сведения, касающиеся титулов, званий и других заслуг, располагаются ниже име­ни. Например, Забегаев Александр Петрович, вице-прези­дент, д.э.н., профессор.

Такие карточки, оформленные как бейджи, выдаются непосредственно перед началом мероприятия, при регистра­ции прибывших или по предварительному соглашению. По общему правилу, на таких карточках-бейджах обозначен ло­готип с символикой встречи, а данные владельца помещены ниже. Бейджи носят только в здании, где проходит мероп­риятие.

Отдельно выдаются бейджи с надписями "Пресса", "Гость", "Администратор", "VIP".

Размеры бейджа, тип шрифта и интервалы между буква­ми и словами необходимо выбирать такие, чтобы помещен­ный текст легко читался. Если на бейдже есть фотография, то она не должна быть расплывчатой. Футляр для бейджа делается из прозрачного, тонкого, но достаточно твердого оргстекла или полиэтилена, не искажающего изображение. Для каждого конкретного случая в футляр можно помещать различные бумажные карточки — вставки с текстом. Раз­мер футляра — это дело вкуса.