Презентация фирмы, проекта, отчета

    В настоящее время большое внимание в развитии бизне­са уделяется презентации фирмы, проекта, поэтому менед­жер должен владеть умением подготовки и проведения пре­зентации.

    Непременным атрибутом становления фирмы, ее утвер­ждения на внутреннем и международном рынке в последние годы стала презентация. Под презентацией обычно понимают первое официальное представление заинтересованной ауди­тории некоторой еще неизвестной или малоизвестной про­дукции и ее создателей. С помощью презентации информи­руют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или ус­луги. Важной задачей презентации является необходимость так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат, - заключить договор или сделку.

    Презентация - это общественное представление чего- либо нового (книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации, проекта, фирмы, лица, продукта) с опреде­ленными целями.

    Смысл презентации - обеспечить благожелательный при­ем презентуемому новшеству со стороны общественности. Как правило, общественность на презентации представляет пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их в первую очередь приглаша­ют на презентацию.

    Презентации бывают следующих видов:

    - презентация фирмы (акционерного общества, корпо­рации, общественной организации и т. п.).

    В свою очередь, презентация фирмы может проводиться:

    1) по случаю открытия или создания фирмы;

    2) ежегодно, например презентация, демонстрирующая новые достижения и результаты работы компании, ее новое лицо;

    3) при выходе на новые рынки, например презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или пред­ставительства.

    Целями презентации фирмы являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной компании организации.

    - презентация товара. Цели такой презентации ясны: формирование представления о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с но­выми возможностями товара, расписанием магазина и т. п., достижение предпочтения марке.

    - презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции на проект, поиск заинтересованных в под­держке разработки и реализации проекта. Этот вид презен­тации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, так как предполагает убеждение аудитории в необходимости разработки или воплощения проекта.

    - презентация объема и содержания выполненных ра­бот (отчет). Цель - представить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требова­тельна к выполнению определенных правил подготовки и впол­не может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

    - презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь - будущие работы организации, подразделения или личности. Целями ее могут являться: информирование опре­деленного круга лиц о намеченных работах, описание наме­ченных работ с целью подвергнуть объект презентации кри­тическому анализу и изменению.

    Презентация товара потенциальным клиентам бывает не­скольких видов:

    - презентация по памяти (или по записи);

    - презентация по плану (или по формуле);

    - презентация с удовлетворением потребностей;

    - презентация с решением проблем (изучение-предложение).

    Презентация по памяти. В зарубежных компаниях не­которые менеджеры требуют, чтобы их торговые агенты за­поминали заранее подготовленный текст и следовали ему во время презентации. Такой способ наиболее эффективен в тех случаях, когда один и тот же продукт продается неоднок­ратно небольшому кругу потенциальных покупателей.

    Презентация по памяти основана на методе "стимул - реакция". В ходе такой презентации 80-90% времени гово­рит торговый агент, а потенциальный клиент лишь иногда задает вопросы. Основной акцент при такой коммуникации - обсуждение предлагаемой продукции и ее полезных свойств, далее клиента просят сделать заказ на покупку.

    Презентация по памяти чаще всего проводится при про­даже предметов широкого потребления на дому у покупате­ля или по телефону.

    Недостатки этого вида презентации:

    1. Предусматривает весьма незначительное участие по­тенциального покупателя.

    2. Иногда выглядит как оказание давления на потенци­ального покупателя.

    3. Личность самого покупателя в расчет не принимается, а тем более его интересы и пожелания.

    Преимуществом такой презентации является то, что ее может проводить даже самый неопытный торговый агент.

    Презентация по плану (по формуле) используется в тех случаях, когда требуется более личный и более избира­тельный подход. В ходе ее проведения клиенту представля­ется тщательно подготовленная, наглядная информация о предлагаемом товаре или услуге.

    Торговый агент, который располагает некоторыми сведе­ниями о покупателе, следует общей линии поведения, в рам­ках которой и проводит соответствующую презентацию. За­ранее подготовленный сценарий он часто запоминает и встав­ляет в контекст беседы с покупателем. Управляя ходом беседы, особенно в начале, торговый агент проводит клиента через все стадии рекламного воздействия: внимания - интереса - желания - убеждения - действия.

    Презентация с удовлетворением потребностей явля­ется сравнительно гибкой, предусматривающей непременное взаимодействие с покупателем и в то же время требующей определенного напряжения творческих сил и способностей торгового агента. Она часто начинается с вопросов клиенту: "Какие потребности или проблемы Вашей компании я мог бы помочь Вам решить?"

    При такой презентации сначала выявляются потребности потенциального клиента, потом определяются товары, услу­ги, которые помогут удовлетворить эти потребности или ре­шить выявленные проблемы.

    Затем торговый агент берет инициативу в свои руки и де­монстрирует, как предлагаемый им продукт или товар спо­собен удовлетворить потребности потенциального заказчика.

    Поскольку такая презентация носит более личный харак­тер, она более трудна по проведению: от торгового агента требуется не задавать много вопросов, но в то же время постоянно контролировать ситуацию взаимодействия.

    Презентация с решением проблемы (изучение-пред­ложение) проводится чаще всего при продаже приборов, систем или очень сложных промышленных изделий. Специа­листу, ведущему презентацию, прежде всего следует вни­мательно изучить предмет. Затем тщательно анализируются потребности потенциального заказчика. На базе проведенно­го многоаспектного анализа разрабатывается подробно из­ложенное в письменном виде предложение, которое решает выявленные проблемы.

    Такой вид презентации является более гибким, ориенти­рованным на клиента, он предусматривает анализ потребно­стей и хорошо спланированную презентацию, структура ко­торой предполагает:

    1. Предложение потенциальному покупателю проведение анализа.

    2. Осуществление анализа.

    3. Достижение взаимного согласия с заказчиком относи­тельно его потребностей и проблем.

    4. Подготовка предложения по решению проблем и удов­летворению потребностей потенциального покупателя.

    Наиболее крупным событием является презентация фир­мы. Воздействие презентации, как и первого впечатления, обычно бывает глубоким. Ее успешное проведение во мно­гом определяет успех дальнейших переговоров с партнерами.

    Для проведения эффективной презентации следует хоро­шо подготовиться. В процессе подготовки нужно:

    - определить цели;

    - проанализировать аудиторию;

    - разработать план для презентации своих точек зрения.

    8

     Рис. 8. Этапы подготовки презентации

    Как правило, презентации проводятся с целью:

    - привлечения новых клиентов;

    - формирования имиджа в деловой среде;

    - привлечения новых партнеров — поставщиков, потре­бителей, инвесторов;

    - рекрутирования новых сотрудников;

    - улучшения отношений с местной общественностью и/или администрацией;

    - информирования или анализа. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. Например, мониторинг со­стояния финансов компании;

    - убеждения или приглашения к сотрудничеству (напри­мер, принять участие в различного рода актах или в сотруд­ничестве по совместному решению проблемы).

    Зачастую речи и презентации преследует несколько из перечисленных целей одновременно.

    Аудитория - это еще один базовый элемент презента­ции, и так как именно для аудитории речь и произносится, анализу аудитории необходимо уделить особое внимание. Состав аудитории оценивается по социальному статусу, воз­расту, полу, профессиональному профилю, этническому и гражданскому составу. Чем шире аудитория, тем проще и доступнее должна быть речь.

    Для начала нужно определить размер аудитории. Малень­кие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеж­дения. Но когда в группе больше 12 человек, нормальное обсуждение становится невозможным. Так же оратору сле­дует выяснить, есть ли у публики какие-либо политические, религиозные и профессиональные комплексы или предубеж­дения. Будет ли аудитория в основной своей массе друже­ственна, безразлична или противна вашей точке зрения. Ка­кой способ преподнесения информации будет наиболее эф­фективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих и т. д.

    По словам специалистов по связям с общественностью, ком­пании нередко преувеличивают весомость события, о котором они собираются сообщать, и норовят созвать представителей СМИ по любому поводу, а то и вовсе без оного. Важно трезво оценить значимость повода и принять решение: а стоит ли вооб­ще что-то устраивать и сколько и каких гостей приглашать.

    Причем при проведении мероприятия не стоит собирать вместе представителей СМИ и партнеров компании. Хотя при этом и экономятся средства, эффективность акции значитель­но снижается. Информация для партнеров не всегда нужна журналистам и может быть неадекватно ими воспринята.

    Презентацию лучше проводить после обеда - в 15-16 ча­сов. Длительность - 1,5-2 часа. После окончания рекоменду­ется организовать коктейль или фуршет продолжительнос­тью 1-2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специаль­ные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следу­ет указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, маршруты транспорта). Лучше, чтобы приглашения были именными, хотя на это и уйдет дополнительное время.

    При выборе места проведения мероприятия стоит оттал­киваться от самого события. Если компания переезжает в новый офис, то лучше презентацию провести непосредствен­но в нем: неразумно представлять новый офис в гостинице. Это же относится к открытию новых магазинов.

    Если тема мероприятия посвящена событиям внутри ком­пании, лучше ее провести в конференц-зале фирмы, а пом­пезное помещение подойдет лишь для действительно достой­ного повода. Например, заключения миллионного контракта.

    Пик активности компаний приходится на вторник и чет­верг, наиболее непопулярные дни - понедельник и пятница. Если же мероприятие рассчитано на партнеров компании и задача в том, чтобы им это понравилось, то вечер пятни­цы - идеальный вариант.

    Персонал компании выступает в роли хозяев. На груди у работников должны быть бейджи с указанием фамилии, име­ни, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подоб­ные карточки помогают общению, так как в этом случае со­беседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга.

    Обычно открывает презентацию и ведет ее один из руко­водителей. Выбору ведущего придается особое значение. Это должен быть обаятельный, умный, знающий проблему, энер­гичный, не злоупотребляющий юмором профессионал. Пер­вое впечатление о фирме и ее товарах создается благодаря внешнему виду ведущего. Осанка, позы, жестикуляция, об­щий эстетический облик ведущего презентацию имеют иног­да решающее значение для успешного бизнеса.

    Ведущий должен суметь произвести впечатление на парт­неров и клиентов, на участников презентации. Более всего вли­яет на первое впечатление речь ведущего. Вербальное содер­жание его речи должно быть грамотным, с правильными уда­рениями. Факты, используемые в презентации, должны быть организованы в определенной логической последовательности.

    Важно и то, как говорит ведущий. Во-первых, нельзя го­ворить слишком быстро, необходимо произносить приблизи­тельно 120 - 150 слов в минуту. Поэтому надо стараться гово­рить медленно. Так как на презентации ведущий будет испы­тывать стресс, а стресс имеет тенденцию ускорять темп речи до 250 - 300 слов в минуту, -  необходимо специально замед­лять свою речь.

    Также следует избегать монотонности (особенно это свой­ственно авторам тех или иных технических изобретений).

    Во время презентации ведущему следует избегать слов-па­разитов (значит, так сказать, короче, э-э-э, м-м-м и др.). Для тех, у кого есть этот дефект речи, можно порекомендовать следующее упражнение: во время отработки будущей речи каждый раз, как только вы произнесете "э-э", "так сказать" и т. п., вы должны остановиться и сказать: "Тьфу". После 3-4 раз такого самоунижения вы начнете следить за своей речью.

    Планирование речи на презентации

    Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Сама речь состоит из вступления, основной части, заключения и периода задава­ния и ответов на вопросы.

    9
    Рис. 9. Этапы презентационной речи

    Во вступлении необходимо определить настроение ауди­тории и привлечь интерес публики. Это можно сделать, на­пример, с помощью юмора. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию. Иногда стоит привести инте­ресные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет раз­будить публику. Как только вы завладели вниманием ауди­тории, можно приступать к основной части.

    Основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория плохо воспримет всю презента­цию. Лучше использовать простой язык, приводить приме­ры, для того чтобы зрители лучше поняли и запомнили.

    Заключение должно заканчивать презентацию. Вам сле­дует покинуть аудиторию с удовлетворенным чувством, с чувством завершения, законченности. Если цель презента­ции — убедить кого-либо, закончить ее лучше повтором ос­новных аргументов. Если цель — мотивировка, — девизом. Закончить лучше на позитивной ноте.

    Не следует забывать, что краткость — сестра таланта. Затянутость презентации опасна тем, что в этом случае она превращается из информационного повода в нудную лекцию.

    Специалисты советуют проводить презентацию в динамич­ной сжатой форме: на приветственное слово лучше отвести не более 5 минут, на основную часть — около 40.

    Нельзя упускать такой этап презентации, как период за­давания и ответов на вопросы. При подготовке к данной части выступления необходимо попытаться предугадать возмож­ные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание. Этот период очень важен и позволяет понять, как аудитория восприняла вашу идею.

    Универсальные правила написания текстов для презен­тации:

    1. Простота предложений. "Не более одной идеи и не бо­лее одного образа в данном предложении", — по Бабелю.

    Короткие предложения обеспечивают изящество и ско­рость изложения. Они помогают достичь ясности. Так, пред­ложения длиной 8 слов и менее читаются очень легко. А пред­ложения из 29 слов и более очень трудны для чтения.

    2. Простые слова. Рекомендуется использовать повседнев­ный язык своей аудитории. Поэтому чем меньше больших, длинных слов, тем лучше. Длинных слов должно быть не более чем одно из десяти.

    3. Убедительность. Позиция автора должна быть поддержана фактами, цифрами, документами настолько, чтобы убедить читателя (слушателя) в точном отражении событий.

    4. Естественность стиля. Так, в журналистике используют формулу "перевернутой пирамиды". Эта формула означает, что все важные материалы новостей должны быть изложены в самом начале текста — в 1-2 первых фразах или абзацах. Внимание читателя следует захватить с первой фразы.

    Для достижения цели презентации рекомендуется исполь­зовать наглядные методы и материалы. Они помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Существуют два основных типа наглядных по­собий:

    1. Текстовые (раздаточный материал). Помогают слуша­телю следить за ходом развертывания аргументов. Использу­ют зрительную память аудитории, помогая при этом в запо­минании.

    2. Графические. Иллюстрируют главные пункты выступ­ления, создают образы, которые влияют морально и остав­ляют более глубокое и основательное впечатление от пре­зентации. Помогают в запоминании (графики, схемы, ри­сунки).

    Как известно, информация гораздо лучше усваивается, если воспринимать ее сразу несколькими органами чувств. По данным научных исследований, человек запоминает:

    - около 20% услышанного;

    - около 30% увиденного;

    - более 50% того, что видит и слышит одновременно.

    Поэтому так важно во время выступления перед аудито­рией пользоваться визуальными и звуковыми средствами. Особую роль играют визуальные технические средства, де­лающие презентацию более привлекательной, красноречи­вой, убедительной и достоверной. Это могут быть таблицы, диапозитивы, фильмы. Визуализация предложений имеет тем большее значение в ситуациях, когда аудитория обширна и возможность непосредственных контактов уменьшается.

    Современные программы и технические средства позво­ляют создавать красочные электронные презентации, вклю­чающие различные визуальные и звуковые эффекты. Одной из популярных программ для создания и демонстрации элек­тронных презентаций является программа Microsoft PowerPoint, входящая в пакет Microsoft Office.

    Электронная презентация состоит из слайдов, которые в заданной последовательности демонстрируются на экране. Каждый слайд может содержать текст, рисунки, диаграммы. PowerPoint позволяет также подготовить презентацию для показа с компьютера или с прозрачных пленок и распечатать ее для раздачи слушателям.

    Раздаточный материал, или "информационный пакет", должен содержать материалы о представляемой компании. Он составляется с учетом цели. Если компания ищет инвесто­ров, то там должно быть больше финансовых данных: обо­рот, инвестиции, число работников, даже благотворитель­ная деятельность. Если фирма ищет клиентов, то надо да­вать больше технической информации о продукте.

    Презентация - самостоятельная акция, которая может сочетаться с деловым приемом.

    Как уже отмечалось, особое внимание следует уделить разработке сценария (программы) презентации. Обычно от­крывает и ведет программу должностное лицо фирмы, пред­ставляющее ее собственной персоной. Это может быть руко­водитель службы по связям с общественностью или службы маркетинга. Возможный сценарий может строиться по сле­дующей схеме:

    10 

    Рис. 10. Сценарий презентации

    1. Ведущий представляет руководителей фирмы присутст­вующим, и наоборот, - присутствующих отдельных наибо­лее интересных лиц всем остальным.

    2. Показывается видеофильм длительностью 7 - 12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую (тех­нологическую, научную, художественную) новизну объекта презентации.

    3. Ведущий предоставляет возможность представителям фирмы сделать краткие сообщения (по 2-5 минут) по вопро­сам, потенциально интересным для присутствующих.

    4. Показывается (желательно в действии) продукция фир­мы, - если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах (пленках, слайдах) с помощью проектора, а также другой демонстрационный материал.

    Демонстрация товаров на презентации является весьма убедительным средством рекламы. Особенно это относится к демонстрации машин, оборудования, приборов, которая по­зволяет убедить возможного покупателя в достоинствах кон­струкции, высокой производительности и качестве выпуска­емой продукции. Очень важно вовлечь потенциального кли­ента в совместные действия. Это может быть предложение об испытаниях приборов, примерка одежды, передача мате­риалов на экспертизу прочности и т. д. Когда клиент имеет возможность лично ознакомиться с товаром, потрогать его руками, у него подсознательно растет доверие к товару и фирме в целом. Когда можно непосредственно ощутить мяг­кость меха, удобство куртки, прочность ткани или легкость работы с компьютерным редактором текста, сигналы, зак­репляющие впечатление, поступают со всех сторон.

    5. Представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих.

    6. Слово представляется гостям для выступления с заме­чаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями.

    7. Приглашенным вручаются сувениры, рекламные подар­ки. Обычно для этого используются недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, за­жигалки, значки. На эти предметы наносится название, эмб­лема фирмы, а иногда ее адрес и характер деятельности.

    Преподнесение приглашенным сувениров уместно, если мероприятие посвящено, например, юбилею компании.

    8. Чаще всего наиболее нужная информация получается именно во время неофициального общения. Поэтому коктейль (банкет, фуршет), а также развлекательная, менее формаль­ная часть являются неотъемлемой частью презентации. Эта часть мероприятия дает приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с дру­гом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основ­ных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересные персоны, можно рассчи­тывать на приход ряда других нужных компании людей.

    Наиболее широкие возможности для контактов обеспечи­вает проведение приема "стоя", когда участники могут сво­бодно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рас­садкой ограничивает контакты участника соседом слева и со­седом справа на длительный период, что препятствует ши­рокому и свободному общению участников.

    Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям.

    Стоимость мероприятия зависит от многих факторов. Ми­нимальны затраты, если презентация проходит в офисе фир­мы. Проведение рядовой пресс-конференции или презента­ции вне офиса с фуршетом (состоящим из холодных, горя­чих блюд и спиртных напитков) обходится в среднем в 40-50 долларов на одного участника. На помпезное мероприятие может уйти 100-150 долларов и выше на человека.

    Итак, следует подчеркнуть, что презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возмож­ным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания теории презентации, а особенно навыки ее проведения обя­зательно пригодятся в карьере менеджера или финансиста. Презентация является средством для получения целевых кредитов, различного рода инвестиций, привлечения трудо­вых ресурсов. Для предпринимателей это - реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего организации опыт в проведении презентаций позволяет ему эффективно доводить свои идеи до руководства и, следова­тельно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

    © StrategPlann 2009