Организация управленческого труда

Планирование и организация работы менеджера, как вид­но из рассмотренного, имеет определенные сложности и требует использования специального инструментария. Но в отечест­венной практике имела место недооценка данных вопросов. Производились и широко использовались лишь традиционные еженедельники и ежедневники, которые не предоставляли поль­зователям возможностей по эффективному управлению своей деятельностью.

В то же время мировая практика накопила довольно бога­тый опыт в данном вопросе. Так, менеджерами многих стран с целью планирования и управления их деятельностью весьма ши­роко используются дневники времени.

Дневник времени - это эффективное средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, оп­ределять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Дневник состоит из специальной папки - скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специ­альные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы (разграфленная сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получа­са. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной про­граммы с более широкими временными задачами. Сначала по­требуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответст­вующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рацио­нально использовать время.

Дневник времени представляет собой личную рабочую кар­тотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая удобна сво­ей наглядностью. Он является одновременно настольным кален­дарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования и контроля, списком адресов, справочником, кар­тотекой идей.

Дневник времени представляет собой также рабочий нако­питель всех планов дня, формуляров и листков, используемых повседневно.

Дневник времени - это вспомогательное средство для дос­тижения личных целей, рационального использования времени. С его помощью можно получить полное представление не только обо всех кратко- и долгосрочных задачах, но и обо всех планах и проектах.

Дневник времени имеет следующую структуру. В кален­дарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают пе­ренос сроков на другие периоды. Эти листки после использова­ния можно сброшюровать и иметь архив.

В новых "входящих" дневных листках должны быть указа­ны все сроки из недельных и месячных листков. В них с соответ­ствующих листков переносятся даты - дни платежей, ухода в от­пуск, дни рождения, в том числе подчиненных. Таким образом, ничего не будет утеряно или забыто при условии регулярного заполнения дневника.

В разделе служебных и частных дел (на соответствующих листках и формулярах) можно записывать и постоянно иметь при себе следующую информацию:

• сроки проведения ярмарок;
• списки книг;
• расписание поездов и самолетов;
• список дней рождения;
• универсальные листки для планирования;
• карточки для записи идей и т. д.

В разделе адресов и телефонов записываются телефонные номера и адреса, которыми часто приходится пользоваться.

Имеется также общая часть, в которой, как в бумажнике, можно разместить почтовые марки, фотографии, чековые карточ­ки и денежные купюры.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день (неделю, месяц), организовывать свою работу. Бла­годаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования. Это весьма точная система управления собственным временем, дающая возможность четко его исполь­зовать. На составление такого ежедневника требуется терпение и время. Но затраченное на это время себя оправдывает. Ежеднев­ник состоит из буклетов на проволочных кольцах, включающих ежедневник на год, месяц, неделю и т. п. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система дает воз­можность:

• продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям и т. д.);
• четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.

С этой целью можно использовать также большой персо­нальный "Фолифакс", представляющий собой портативную базу данных. В "Фолифакс" входят следующие разделы:

• личные сведения (номера счетов, машины, страховки и т. п.);
• ежедневник;
• ежегодник (на весь календарный год);
• записная книжка-блокнот;
• информация;
• личные финансы;
• адресная книга;
• пластиковый бумажник для визиток, документов и де­нег.

Таким образом, "Фолифакс" охватывает все стороны жизни менеджера и помогает ему в решении проблем. В то же время "Фолифакс" таит в себе серьезную опасность - если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое призна­ние в мире. Одна из них - это система "Тайм Менеджер", имею­щая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в об­ласти менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Да­нии.

В "Тайм Менеджере" все продумано до мелочей как по со­держанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ас­сортименту продукции можно легко приспособить "Тайм Ме­неджер" к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта "Тайм Менеджера": стандартный, специ­альный и "руководитель". Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых ва­риантов можно превратить в разновидность "Тайм Менеджера", специально ориентированного на тот или иной, вполне опреде­ленный, вид деятельности, например для торгового представите­ля, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управ­ляющего высшего звена и т. д.

Комплект любого базового варианта "Тайм Менеджера" состоит из пяти основных элементов:

• папки с кольцевым зажимом;
• коробки со стандартным набором бланков;
• руководства по пользованию "Тайм Менеджером" "Ключ к личной эффективности";
• каталога продукции компании;
• образцов дополнительных бланков.

Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависи­мости от варианта "Тайм Менеджера". Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке с кольцевым механизмом находятся:

• 17 закладок;
• вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем - записной книжкой. В об­ложке также есть место для чековой книжки, блокнота и малень­кого карандаша;
• автоматический карандаш;
• по одному экземпляру каждого бланка, входящего в стандартный набор бланков "Тайм Менеджера".

Система "Тайм Менеджер" позволяет:

• добиваться высоких результатов в работе;
• устанавливать приоритеты;
• правильно оценивать обстановку;
• не забывать о важных делах;
• эффективно использовать время;
• лучше взаимодействовать с другими людьми;
• повышать свой творческий потенциал;
• правильно распределять обязанности;
• развивать более гибкое и спокойное отношение к пере­менам;
• жить хорошо сбалансированной, гармоничной жизнью.

Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомога­тельные средства для планирования: магнитные доски, мо­дульные доски, клейкие доски и др. Диапазон использования этих вспомогательных средств очень широк. Их можно ис­пользовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффек­тивности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства и они помогают им в работе.

Существует также множество технических вспомогатель­ных средств, позволяющих эффективно и вовремя выполнять ра­боту и использовать рабочее время. Ими пользуются руководи­тель и его ближайшие помощники.

Это, в частности, персональные компьютеры. В последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить работу на них за несколько дней. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты с их помощью могут быть оперативно подготовлены к непосредст­венному использованию. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал ор­ганизации.

При этом целесообразно использовать специальные ком­пьютерные программы. Так, одной из популярных персональных информационных систем является Lotus Organizer (Лотус Орга­найзер), которая полностью имитирует работу менеджера с днев­ником времени или органайзером. Она содержит следующие раз­делы:

Calendar (Календарь), или ежедневник, предназначен для планирования времени, а также различных мероприятий. Раздел позволяет заносить информацию обо всех планируемых событи­ях, выдавать оповещение о приближающихся событиях, связы­вать с намеченными мероприятиями различную информацию, например о расходах или ответственных лицах, назначать повто­ряющиеся события, например еженедельные совещания, нахо­дить свободное время;

Address (Адреса) выполняет функции обычной адресной книжки. Этот раздел позволяет записывать адреса, телефоны, сведения о семье и прочую информацию о людях, с которыми сталкиваетесь, сортировать записи по фамилиям и компаниям;

То Do (Дела) предназначен для планирования дел. Этот раздел позволяет заносить информацию о предполагаемых делах, сортировать задачи по дате и приоритету, выдавать оповещения о планируемых задачах, отслеживать, какие дела выполнены, а ка­кие отложены, что нужно сделать и когда именно;

Anniversary (Важные даты) можно использовать, чтобы вести список важных дат (дней рождения, возникновения фирмы и прочее), о которых необходимо вспоминать ежегодно. Этот раздел позволяет создавать записи с важными датами, сортиро­вать и просматривать записи по годам, месяцам, знакам Зодиака, напоминать о приближении даты;

Calls (Телефонные звонки) предназначен для планирования и автоматизации телефонных звонков. Этот раздел позволяет за­носить в телефонную книжку информацию о планируемых теле­фонных звонках, напоминать о необходимых звонках, регистри­ровать поступающие звонки, включая время разговора, дозвани­ваться до абонента с помощью модема;

Notepad (Блокнот) выполняет функции обычного бумажно­го блокнота. Этот раздел позволяет делать заметки с использова­нием функций форматирования, создавать главы, по которым ав­томатически формируется оглавление в блокноте, включать в текст объекты, созданные в других программах, в том числе гра­фические изображения;

Planner (Планировщик) предназначен для планирования длительных событий, которые занимают один день или более, например командировки и отпуска.

Система Lotus Organizer позволяет создавать связи между различными элементами (событиями, адресами, делами) как внутри раздела, так и в разных разделах, отображая таким обра­зом различные отношения между элементами. Позволяет напо­минать о наступающих событиях и важных датах. Просматривать дела, телефонные звонки, важные даты в ежедневнике, а события ежедневника - в планировщике, например на задачу из списка дел можно смотреть в контексте ежедневной работы.

Система позволяет объединять разнородную информа­цию - выбранные элементы записной книжки с помощью на­значений им категорий: проекта, идеи, командировки и т. п. Например, можно сгруппировать элементы записной книжки, которые относятся к определенному проекту. С помощью кате­горий можно управлять группой элементов, которые относятся к разным разделам, например можно просматривать и работать только с выбранной группой элементов. Есть возможность создавать и свои категории.

Богатые функциональные возможности и интуитивно по­нятный интерфейс данной программы позволяют значительно упростить организацию дел и повысить эффективность труда ме­неджера.

Весьма экономичным, быстрым и надежным помощником в работе является также телекс. Он экономит время и всегда нахо­дится под рукой. Телекс - хорошее вспомогательное средство и для передачи информации за рубеж.