Конкурентная борьба требует адаптации компаний под изменяющиеся условия рынка. Изменения становятся постоянными. Изменения порождают вопросы о методах и путях достижения новых целей. Персоналу компании необходимо найти ответы на вопросы «что делать?» и «как делать?» в изменившихся условиях: что делать, чтобы вовремя доставить товар покупателю, что делать, чтобы снизить количество брака, что делать, чтобы не допускать появления неликвидов в торговой сети…
Ситуация осложняется, если изменения затрагивают несколько подразделений компании, что требует согласованного взаимодействия для решения единой задачи нескольких участников, иногда и с противоречивыми интересами. Методы и решения, предлагаемые функциональными руководителями, могут ограничиваться интересами лишь его подразделения и не всегда учитывают интересы остальных участников. В результате деятельность подразделений ориентируется на внутренние цели, что не позволяет получить максимального эффекта в масштабах компании.
Выходом из подобных ситуаций разрыва локальных целей подразделений и глобальных целей компании является трансформация системы менеджмента, основанной на функциональном подходе и функциональной структуре в систему менеджмента на основе процессного подхода и системы взаимосвязанных процессов. При переходе к управлению на основе процессного подхода необходимо спроектировать систему основных и вспомогательных процессов. Далее, для каждого из процессов необходимо определить цели, ресурсы, участников, задачи и методы выполнения задач участниками. Результатом проектирования процесса является его документальное обеспечение: регламент выполнения процесса, сопровождаемый при необходимости технологическими инструкциями. Регламент процесса содержит описание целей и ресурсов процесса, ответ на вопрос «что делать», определяемый задачами каждого из участников, описанием порядка взаимодействия между участниками. Благодаря описанию и закреплению порядка взаимодействия между участниками, принадлежащими разным функциональным подразделениям, но ориентированным на достижение единых целей процесса и достигается повышение эффективности управления. Инструкции содержат подробное описание методов достижения целей каждым из участников с учетом существующих в его распоряжении ресурсов: информационных систем, оборудования, инструментов. На основе документального обеспечения процесса возможно его внедрение, обучение участников, оценка эффективности протекания процесса, проектирование дальнейших изменений процесса.
Эффект, получаемый от процессного управления, основан на представлении деятельности компании в виде цепочки взаимосвязанных процессов, ориентированных на глобальные цели компании, в результате чего каждое составляющее звено процесса и его участники ориентированы на единую цель процесса, а следовательно - и на глобальные цели компании. Повышайте качество управления вашей компанией, применяя процессный подход!