После того как выявлена проблема, о ее существовании доложено руководству, выделены люди для ее решения, работы можно считать начатыми, но еще далекими от завершения. Усилия людей, привлекаемых к решению проблемы, необходимо планировать и координировать. Кроме того, требуется составлять и своевременно реализовывать графики выполнения запланированных работ, вести контроль за их проведением. Обычно возникающие проблемы могут быть отнесены к одному из следующих двух типов. Одни проблемы требуют индивидуальных усилий исполнителя или решаются в пределах одного подразделения без привлечения других служб или с их минимальным участием. Решение иных проблем требует скоординированных усилий нескольких служб внутри организации. К проблемам первого типа можно отнести дефекты, устраняемые оператором, конструкторские недостатки или ошибки при контроле. Примерами проблем второго типа можно назвать несоответствие технических характеристик продукции установленным требованиям, причины которого не выяснены, или дефекты, возникающие в результате совместного действия нескольких подразделений, или эксплуатационные дефекты неизвестной причины.
Для исследования и решения проблем первого типа не требуется специальной организации работ. Большинство из них вполне решаемы. Мастера, инженеры и другие ответственные лица действительно их решают в рабочем порядке. Как правило, работники соответствующих подразделений обладают необходимыми полномочиями для проведения корректирующих действий (в определенных пределах) без привлечения своих руководителей.
К сожалению, проблемы второго типа обычно наиболее дорогостоящие и не столь просты в решении. Причины, обусловливающие их появление, могут быть разнообразными или неизвестными, а их разрешение - требовать коллективных усилий многих подразделений и служб. Поэтому для эффективного решения таких проблем требуется координация всех усилий и составление графиков исследования их причин и планирования работ по их устранению. Лучшим подходом к решению подобных проблем представляется создание специальных рабочих групп, возглавляемых людьми, заинтересованными в получении положительного результата. Располагая необходимыми исходными данными и отчетами по результатам анализа возникшей проблемы, группа разрабатывает и последовательно реализует план-график исследований проблемы и работ по ее устранению. Опыт показывает, что лучшей кандидатурой на роль лидера является руководитель соответствующего производственного участка, на котором эта проблема проявилась (например, старший мастер). Каждый подобный проект должен быть документально оформлен и снабжен графиком реализации. Рабочая группа должна регулярно проводить совещания, протоколы которых следует доводить до сведения всех заинтересованных лиц.