Организация и управление менеджментом

Общество состоит из огромного количества различных ор­ганизаций. Большинство людей всю свою сознательную жизнь связаны с теми или иными организациями, членами которых они являются или с которыми вступают в контакт.

Но что такое организация и какие общие черты характерны для любой организации?

Организацию можно определить как систематизированное, сознательное объединение людей, преследующих определенные цели.

Для того чтобы считаться организацией, некая группа должна отвечать следующим обязательным требованиям:

- наличие по крайней мере двух человек, которые считают себя членами этой организации;

- наличие по крайней мере одной цели, которую прини­мают как общую все члены группы;

- наличие членов группы, которые работают вместе для достижения цели (целей).

Абстрагируясь от отдельных, частных аспектов, можно сказать, что основными составляющими любой организации яв­ляются входящие в нее люди, цели, для реализации которых она создана и существует, и управление, формирующее и приводящее в движение потенциал организации.

Каждую организацию можно представить как открытую систему. На входе она получает ресурсы из внешнего мира, на выходе - отдает созданный продукт. Поэтому любая организация осуществляет три процесса:

- получение ресурсов из внешнего окружения;

- изготовление продукции;

- передача ее во внешнюю среду.

Данные процессы являются жизненно важными для орга­низации. Причем для успешной деятельности организации необ­ходимо поддерживать определенный баланс между ними. Ключе­вая роль в этом принадлежит управлению.

Управление организацией в основном определяется ее предназначением, которое она призвана реализовывать. Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координи­рующего начала, формирующего и приводящего в движение ре­сурсы организации для достижения ею своих целей. Управление формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, и прежде всего ее структуру. Управление осущест­вляет руководство функциональными процессами, протекающи­ми в организации.

Дело в том, что деятельность любой организации состоит из большого количества различных процессов и подпроцессов. При этом руководство каждой группой процессов и подпроцессов можно рассматривать как определенный вид работы по управле­нию организацией в целом. Это относительно самостоятельные участки работы, которые выделились в процессе разделения тру­да в управлении, носящего объективный характер.

Если существуют устоявшиеся границы организации и оп­ределено ее место в обществе, она принимает форму обществен­ной ячейки и выступает в виде социального института (частные и государственные организации, учреждения, общественные фор­мирования и т. д.).

По мнению одного из крупнейших специалистов в области менеджмента середины XX века Ч. Бернарда, людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждо­му человеку в отдельности. В организации люди дополняют друг друга, складывают свои способности, что делает их более силь­ными в борьбе за выживание. Без объединения в организации, самой примитивной из которых было, видимо, первобытное ста­до, человеческий род не смог бы выжить и создать цивилизацию.

В основе функционирования организации лежит синергический эффект. Применительно к организации он состоит в сле­дующем. Потенциал и возможности организации как единого це­лого превышают сумму потенциалов и возможностей ее отдель­ных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и взаи­модополнением. Таким образом, существует реальный выигрыш от объединения в организацию для ее членов, который перекры­вает потери, связанные с ограничением их самостоятельности.

Синергический эффект при этом образуется прежде всего за счет:

- разделения труда и специализации работников и подраз­делений;

- формирования организационной корпоративной культуры;

- обмена работниками профессиональным опытом и зна­ниями, лучшего их использования;

- лучшего использования и маневрирования объединен­ными материальными и финансовыми ресурсами;

- так называемой групповой компенсации индивидуаль­ных неспособностей;

- подбора для каждого человека места работы и должности, соответствующей его личным и деловым качествам, лучшего ис­пользования знаний и профессиональных навыков каждого из них;

- соединения опыта, знаний и квалификации разных лю­дей в одной организации (подразделении) и т. д.

Вместе с тем объединение людей в организацию не гаран­тирует получение положительного синергического эффекта. В ряде случаев образуется отрицательный синергический эффект, когда эффект системы (организации) меньше суммы эффектов элементов, входящих в систему (организацию). Основной причи­ной отрицательного результата является неорганизованность.

Однажды возникнув, организация начинает жить самостоя­тельной жизнью, в значительной мере, а то и полностью не зави­сящей от создавших ее людей, вступая с ними в определенные отношения. В ее рамках люди используют организацию для дос­тижения тех целей, ради которых она, собственно говоря, и соз­давалась. В частности, они надеются, что организация сможет дать им возможность заниматься интересной, важной, престиж­ной деятельностью, обеспечит нужной информацией, предоста­вит необходимые права, самостоятельность, власть, гарантии безопасности и социальной защищенности.

Организация, в свою очередь, использует возможности объ­единяемых ею людей для своего укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих членов наличия определенного опыта, зна­ний, квалификации, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся пра­вилам и нормам поведения, разделения своих целей и ценностей.

В идеале взаимоотношения между человеком и организа­цией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той или иной стороны, когда ли­бо организация низводит людей до положения "винтиков", либо люди используют организацию в своих корыстных целях, нанося ущерб ее потенциалу и репутации. В том и другом случаях ре­зультат оказывается одинаковым - организация ослабевает и пе­рестает нормально выполнять свои функции.

Важным признаком организации считается наличие цели, к достижению которой стремятся ее члены. Цель объединяет и сплачивает их, придает смысл существованию организации, оп­ределенность и конкретную направленность ее действиям. Без цели нет и не может быть организации, ибо люди не согласятся просто так терять свободу своей деятельности и подчиняться об­щим требованиям, с которыми они могут быть внутренне и не согласны. Нужно иметь в виду, что достижение целей организа­ции возможно только при наличии некоторого "критического" числа участников, объединение сил и способностей которых при­носит необходимые плоды.

Другим признаком организации является ее обособленность, выражающаяся в некоторой замкнутости внутренних процессов, которую обеспечивает наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть "прозрачными" или "непрозрачными", материальными в виде стен и заборов или "идеальными", основывающимися на различного рода предписани­ях и запретах в отношении тех или иных действий.

Важным свойством организации является саморазвитие, т. е. процесс самопроизвольного, без существенного влияния из­вне, перехода организации из одного состояния в другое, харак­теризующийся наличием качественных преобразований ее либо привнесением в нее качественно новых элементов, свойств или характеристик.

Можно рассматривать жизненный цикл организации. Наи­более распространенный вариант жизненного цикла организации представлен на рис. 4.1, он включает следующие фазы.

Состояние организации

Рис. 4.1. Жизненный цикл организации

Первая фаза - создание организации, становление ее. Цели организации при этом являются еще нечеткими, творческий про­цесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу тре­бует стабильного обеспечения ресурсами. Основные задачи - вы­ход на рынок, максимальное увеличение прибыли для дальней­шего развития.

Вторая фаза - рост организации. Развиваются инновацион­ные процессы, формируется миссия организации. Коммуникации и структура организации остаются в значительной мере нефор­мальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие контактов, демонстрируют высокие обязательства. Главная цель этой фазы жизнедеятельности организации - крат­ковременная прибыль и ускоренный рост, выживание за счет жесткого руководства. Основная задача - захват части рынка.

Третья фаза - зрелость организации. Структура ее стабили­зируется, вводятся правила, определяются процедуры, процесс принятия решений становится формализованным. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Возрастает роль высшего руководства организации.

Далее организация увеличивает объемы деятельности, рас­ширяет долю на рынке. Основной целью организации при этом является повышение эффективности по всем направлениям. Важ­нейшие задачи ее - повышение имиджа предприятия, оптимиза­ция организации труда и рост профессионализма работников. Это требует периодической и своевременной корректировки структу­ры управления организацией.

Четвертая фаза - упадок, старение организации. В резуль­тате конкуренции, сокращения рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на свою продукцию или услуги. Руководи­тели ищут пути удержания рынков и использования новых воз­можностей. Растет конфликтность. К руководству приходят но­вые люди, которые пытаются сдержать тенденцию к упадку. Ме­ханизм выработки и принятия решений централизован. Главной целью организации является обеспечение стабильности за счет сохранения существующих позиций.

Можно выделить еще одну фазу жизнедеятельности органи­зации. В зависимости от положения дел в организации и поведения менеджмента возможны следующие варианты: возрождение орга­низации либо ее ликвидация. В большинстве случаев основной це­лью управления организацией является ее возрождение. Наступле­ние того или иного варианта зависит от целей и профессионализма менеджмента. Здесь важной задачей является изменение деятельно­сти организации, ее частичная или полная реорганизация, внедрение инноваций, повышение профессионализма сотрудников.