Для продуктивной работы нам нужно не полное отсутствие помех и раздражителей, а умение их фильтровать. Психологи утверждают, что у людей формируется наркотическая зависимость от внешних раздражителей, а полное их отсутствие может привести к тяжелым психическим нарушениям. С этой проблемой сталкиваются космонавты, альпинисты и подводники.
Люди склонны привыкать к своей рабочей обстановке и даже идеализировать ее, если работа им нравится. И наоборот, на нелюбимой работе даже привычный стул может вгонять сотрудника в отчаяние, лишний раз напоминая о том, что человек находится не на своем месте.
Так, например, условия работы на бирже настолько тяжелы, что страховые компании отказывают брокерам старше 30 лет в некоторых услугах. Однако гремучая смесь из постоянного ощущения риска, ответственности за чужие деньги, гула сотен голосов и звонков в торговом зале скорее стимулирует этих людей, чем отвлекает.
Исследования института технической эстетики позволяют составить представление о том, что больше всего раздражает и мешает работать людям в офисных условиях. Основные помехи: неудобная мебель, теснота, плохая организация хранения документов, нерациональная планировка помещений, недостаточная изоляция от сослуживцев, отсутствие природно-декоративных элементов (по степени убывания).
Основными причинами возникновения отвлекающих шумов опрошенные (служащие министерств и других госучреждений) назвали прием посетителей и деловое и неделовое общение сотрудников там, где другие работают, одновременные телефонные разговоры нескольких человек и только в последнюю очередь компьютеры и оргтехнику.
Ни одна из перечисленных проблем не должна беспокоить обитателей современного бфиса, поскольку это слишком дорого обходится работодателю. Компания не может себе позволить тратить дорогостоящее время квалифицированного работника на борьбу с бытовыми раздражителями. Все бытовые помехи должны быть устранены до того, как сотрудник появляется в офисе.
К устройству "беспроблемной" офисной жизни обычно подходят с двух сторон — архитектурной и организационной. Архитектор отвечает за создание помещения, которое позволит работать максимально эффективно, а руководство должно позаботиться о том, чтобы организация работы в нем позволяла работнику концентрироваться на деле, а не заниматься борьбой с незапланированными посетителями и шумом или поисками обогревателя.
При найме ценных работников подобные вопросы, как правило, оговариваются. Не нужно работать 20 часов в сутки, достаточно 8, но в течение этого времени работник должен быть занят только работой. Сотрудника ничто не должно отвлекать. Например, чтобы он не беспокоился о здоровье ребенка, у него должна быть хорошая медицинская страховка. Чтобы он не беспокоился о том, как добраться до места встречи с клиентом, у него должна быть машина с водителем. Чтобы у него не возникали проблемы со связью, он должен быть обеспечен портативным компьютером и сотовым телефоном.
Однако частные компании мало заботятся о профессиональном оформлении своих помещений.
Вместе с тем есть средства, которых вполне достаточно, чтобы устранить основные раздражающие факторы или хотя бы свести их влияние на производительность к минимуму.
1. В грамотно спланированном офисе люди, занятые разными делами, не смешиваются между собой: те, кто постоянно "сидит" на телефоне, отделены от тех, кому важна концентрация на цифрах или текстах.
2. Переговоры проводятся в специальной комнате и не мешают тем, кто находится в рабочем помещении.
3. Место секретаря — с телефонами и с постоянными посетителями — также выделено в отдельную зону.
4. Мощный копировальный аппарат с его шумом и озоновыми испарениями тоже располагается в стороне от рабочих мест.
5. Помимо планировки проблему помех можно решить с помощью звукоизолирующих перегородок, можно варьировать покрытие для пола: ковровое, например, глушит шаги, но линолеум более гигиеничен. Двери, снабженные "доводчиками", не будут хлопать у работников над ухом. Двойное или тройное остекление, а особенно вакуумные стеклопакеты, позволяют свести воздействия внешнего мира к минимуму.
6. Важны не столько условия работы, сколько возможность их менять, управлять ими. Если температуру, вентиляцию и освещение можно легко регулировать, люди гораздо спокойнее относятся к мелким неудобствам офисной жизни. Если окно всегда можно открыть или закрыть, если режим работы кондиционера можно изменить, если свет можно убавить или прибавить, если можно уйти в другую комнату, отключить телефон, люди чувствуют, что ситуация под контролем.
Раздражение не накапливается, если человек чувствует себя хозяином положения, а не заложником враждебных внешних обстоятельств. Заложник вряд ли способен на творческую деятельность, он лишь ждет появления освободителей и старается как-то убить время.
Как обеспечить уединение на работе
Чтобы обеспечить конфиденциальность — одно из требований этикета, необходимо помещение, которое обеспечивало бы возможность работать без посторонних глаз и ушей. Во многих фирмах уже поняли, что каждому работнику для успешной деятельности нужно надежное уединение. В США многие компании отказались от неразгороженных помещений и стали менять низкие перегородки на сплошные — с пола до потолка. Если в вашем офисе "открытый план", следует быть особенно внимательным, так как ваши телефонные разговоры или беседы с посетителями могут быть услышаны окружающими. Если вам надо отчитать подчиненного, делайте это так, чтобы никто не слышал.