Изменения внешних факторов требуют изменения процессов системы управления компанией. При высоком темпе изменений система управления и составляющие ее процессы могут не успеть адаптироваться под изменения внешней среды, в результате чего в системе возникают лишние, рассогласованные с целями, не оптимально потребляющие ресурсы функции. Выходом из данной ситуации является оптимизация или реинжиниринг процессов системы управления. Рассмотрим различие в приведенных терминах.
Оптимизация отдельно взятого процесса начинается с описания и формирования модели процесса «как есть» для получения представления о текущем протекании процесса, его ресурсах, участниках, целях, критериях качества и контрольных точках. Описание процесса – не самоцель, как происходит в большом мире консалтинга. Толстая папка с описаниями процессов на столе первых лиц компаний не гарантирует повышения эффективности и победу в конкурентной борьбе. Эффективность приобретается за счет преобразований – приведения процесса в соответствие с целями компании. Преобразование начинается с описания нового варианта процесса, лишенного недостатков предыдущего варианта – построения модели процесса «как должно быть» на основе анализа модели «как есть». В результате получается новый вариант процесса с изменением участников, ресурсов, целей, порядка взаимодействия.
Альтернативой «бархатной» оптимизации процесса является его реинжиниринг. Реинжиниринг проводится при необходимости радикального перепроектирования процесса. Так, например, определили этот термин авторы реинжиниринга Майкл Хаммер и Джеймс Чампи: реинжиниринг – это «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в ключевых для современного бизнеса показателях результативности…». Результатом реинжиниринга является совершенного новый вариант процесса, лишенный догм и закоренелых правил предыдущего варианта, позволяющий существенным образом повысить эффективность. Реинжиниринг выбирают при условии долговременной стагнации в процессе, существенном переосмыслении его содержания, технологическом переоснащении.